Un proyecto de implementación de la norma internacional ISO 9001 requiere de una inversión importante de tiempo y dinero que debe ser evaluada detenidamente. Si este resulta ser exitoso, el retorno a la inversión será garantizado. Debido a ello, vamos a revisar las claves para tener éxito en un proyecto de implementación ISO 9001.
La implementación de ISO 9001 en una organización implica un cambio en la cultura de los colaboradores, mejora en los procesos e implantación de tecnología. Como resultado de un proyecto exitoso se debería lograr elevar la productividad y competitividad de la organización.
En los siguientes párrafos vamos a exponer las 10 claves para tener éxito en un proyecto de implementación ISO 9001.
1. Definición de los objetivos del proyecto.
Los objetivos de implementar y certificar la ISO 9001 son diversos, pero en general podemos tener cualquiera o una suma de los siguientes objetivos :
1.1 Cumplir exigencias del mercado.
La organización busca ingresar a mercados más exigentes para crecer económicamente o cumplir las exigencias de sus clientes actuales.
1.2 Mejora en la gestión.
La organización busca mejorar o establecer una respecto a la calidad de sus productos y servicios, así como estandarizar sus procesos y mejorar la cultura de los colaboradores.
1.3 Otros.
Elevar la imagen de la organización, cumplimiento de las directrices corporativas, etc.
2. Elección del equipo implementador.
Tenemos dos opciones: Trabajar sólo con un equipo interno de la organización o contratar los servicios de consultoría especializada.
La regla es: si la organización no cuenta con un equipo técnico capaz y tampoco el tiempo suficiente, se recomienda la contratación de una empresa consultora especializada para garantizar el logro de los objetivos y plazos.
También hay organizaciones que contratan los servicios de profesionales independientes, pero bajo mi experiencia, ello no es muy recomendable porque se corre el riesgo de que este pueda retirarse y abandonar el proyecto en su pleno desarrollo, asimismo no cuentan con el respaldo de todo un equipo técnico u organización detrás como sí se tiene en una empresa consultora.
3. Definición del plazo del proyecto.
Se debe tener claro si el plazo será o no una restricción en el proyecto y determinar si será factible lograr el objetivo del proyecto en el plazo esperado. Por ejemplo, si una empresa desea lograr la certificación en un plazo de 2 meses, pero es una empresa de tamaño mediano y cuenta con un cumplimiento muy bajo de la norma ISO 9001, resultaría difícil lograr el objetivo.
Por otro lado, en caso el plazo no sea una restricción, de todas maneras, es importante definir un plazo razonable para finalizar el proyecto. Es recomendable que el tiempo no sea tan corto y ni tan holgado. Plazos muy holgados podrían resultar en proyectos de nunca acabar.
4. Alcance propuesto del proyecto.
En caso la organización cuenta con más de un modelo de negocio (línea de negocio), se debe definir sobre cuál o cuáles de ellos se trabajará la implementación. El alcance propuesto debe estar alineado a los objetivos del proyecto (ver punto 01). La recomendación es ir de menos a más para no complicarnos en el desarrollo del proyecto.
5. Comunicación.
El proyecto y su inicio deben ser comunicados a todos los líderes de los procesos de la organización, asimismo es importante comprometerlos para el logro de los objetivos.
6. Enfoque práctico.
Tener un enfoque práctico, sobre todo en la fase de diseño (políticas, procedimientos, etc.), será clave para el cumplimento de los plazos del proyecto. El grado de practicidad debe estar alineado con los objetivos del proyecto de acuerdo a lo expuesto en el primer punto.
7. Estandarización de proceso.
Particularmente, si un proyecto de implementación ISO 9001 finaliza sin haber logrado procesos estandarizados, el proyecto no habrá sido exitoso ya que ello también es parte de la finalidad de adoptar dicha norma.
Es muy recomendable que también se evalúe la implantación de un ERP, CRM u otro sistema de información que ayude a garantizar el cumplimiento de los procesos estandarizados, asimismo eleven su eficiencia.
8. Participación de la gerencia.
La participación activa de la gerencia general (alta dirección) es clave para ayudar a cumplir los plazos y garantizar que el sistema de gestión esté alineado a la estrategia de la organización. Normalmente la alta dirección no cuenta con suficiente disponibilidad de tiempo, pero debe participar en actividades claves del proyecto. Por ejemplo, análisis del contexto, planteamiento de objetivos, revisión general del sistema de gestión, etc.
9. Elección de la certificadora.
En el mercado hay diversas opciones dependiendo del presupuesto que maneja la organización. Lo más importante es que elijamos a la casa certificadora de acuerdo a los objetivos del proyecto y que, en lo posible, la certificadora tenga acreditación internacional ampliamente aceptada tales como UKAS, ANAB, etc.
10. Mantenimiento y mejora.
Después de lograr la certificación, es importante tener presente que hay un sistema de gestión que cumplir y mejorar. Por ello, al finalizar el proyecto de implementación ISO 9001 es muy importante que los colaboradores hayan logrado un cambio significativo en su cultura con respecto a la gestión de la calidad en la organización, asimismo tengan el enfoque de mejora para el sistema de gestión.
Para lograr mejoras significativas en esta fase, va a ser necesario empezar a adaptar tecnología a nuestros procesos.
Finalmente, todos los puntos expuestos deben ser integrados en una metodología de gestión de proyectos con el cual se llevará acabo la implementación de ISO 9001. Por ello, para garantizar el éxito de su proyecto es recomendable apoyarse de un equipo de expertos en la norma ISO 9001 y en gestión de proyectos. Su proyecto será exitoso si logra cumplir sus objetivos en el tiempo previsto.
En caso necesites orientación para tu proyecto ISO 9001, puedes escribirnos a dcampos@isohub.org o registrarte aquí y recibe un asesoría gratis.