Controles relacionados al personal - BASC y OEA
INTRODUCCIÓN
Se entiende como personal a todos los colaboradores directos, personal subcontratado y el personal temporal que labora en la empresa.
Es importante definir un procedimiento, política o metodología a seguir en la incorporación, contratación y mantenimiento del personal con aptitudes y conocimientos requeridos para el puesto de trabajo, con el fin de garantizar que su ingreso a una organización responda a las disposiciones y reglamentaciones internas definidas por dicha organización.
En dicho procedimiento, política o metodología se debe identificar, evaluar e implementar los temas y aspectos requeridos en cada organización respecto a los conocimientos, habilidades, actitudes que son requeridos por cada área para mantener y mejorar su rendimiento en las actividades que desarrollan dentro de la organización, asegurando que todo el personal esté debidamente capacitado, calificado y concientizado; permitiendo así contrarrestar todo tipo de acto ilícito (narcotráfico, contrabando, terrorismo, lavado de activos y otros) que pueda afectar a la organización.
Por último se debe asegurar la asignación de los recursos necesarios para que el personal desarrolle sus funciones en la organización y el control de la correcta devolución o retiro de los recursos y permisos de acceso a las instalaciones y sistemas del personal retirado de la organización.
¿Qué debe considerarse a la hora de verificar los antecedentes del personal antes de su contratación?
Similar al caso de los Asociados de Negocio, al personal previo a la contratación, se le deben verificar los antecedentes en bases de datos disponibles para tal fin.
Es indispensable definir primero qué riesgos desea mitigar la organización de acuerdo al contexto. Existen diversas bases de datos en el mercado, donde se pueden investigar antecedentes judiciales, policiales, relacionados con lavado de activos y financiación del terrorismo, entre otros.
Por LAFT (Lavado de activos y financiamiento de terrorismo), las más consultadas son la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y la Lista OFAC; la del Estado Peruano por antecedentes policiales, penales, judiciales; entre otras.
¿Cómo verificar los antecedentes del personal previo a su contratación?
Se debe verificar los requisitos de competencia de los cargos con relación a la educación, formación, habilidades y experiencia; así mismo, se requiere realizar evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento de los mismos, y cuando sea necesario, generar acciones para alcanzarlos (formación o reentrenamiento basado en el perfil de puesto).
Por ejemplo, si estamos definiendo el puesto de trabajo denominado: Coordinador BASC/OEA, podríamos definir las siguientes competencias:
1. Educación: Titulado en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Negocios Internacionales o carreras afines.
2. Formación: Ofimática nivel intermedio, cursos en comercio internacional y cursos de sistemas de gestión de la cadena de suministro.
3. Habilidades: Liderazgo, trabajo en equipo, trabajo bajo presión y comunicación efectiva.
4. Experiencia: 3 años desempeñando cargos similares.
Por facilidad, algunas organizaciones llevan a cabo esta verificación periódica durante las evaluaciones de desempeño anuales que ya tienen establecidas en sus empresas.
¿Qué otros registros pueden considerarse como parte de la revisión de antecedentes antes de la contratación ?
Además de la evidencia del punto anterior, se puede considerar los siguientes registros:
1. Registro con fotografía actualizada
2. Registro con huellas dactilares
3. Registro grafológico
4. Registro de visita domiciliaria
5. Prueba toxicológica y/o de alcoholemia
6. Prueba de confiabilidad
Se debe comunicar la culminación del vínculo laboral de un empleado ante las partes interesadas...
Tanto la norma BASC V05-2017 como el programa OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO (OEA) de la SUNAT se debe indican que se debe comunicar a las partes interesadas o asociados de negocio la culminación del vínculo laboral con un empleado, para evitar que siga actuando en nombre de la empresa.
Cabe mencionar, que en caso de que el Representante de la Alta Dirección se desvincule de la organización, o sea relevado de su cargo, es necesario, para mantener una óptima comunicación y demás, que se comunique a la Organización y se actualicen los datos.
¿Cómo se debe proceder con los recursos que fueron entregados inicialmente a un empleado retirado?
Es importante retirar la identificación entregada (generalmente el fotocheck), los uniformes, llaves, equipos y demás activos con base a los registros generados por la entrega de los mismos. Además, en esta nueva etapa de virtualidad, se debe eliminar los accesos o credenciales a los sistemas informáticos.
Lo anterior se debe a que podría darse el caso de que un tercero pudiera ofrecer algún incentivo a un ex trabajador para que pueda entregarle la identificación, el uniforme, las llaves o cualquier otro activo que pueda dar acceso no autorizado a terceros malintencionados.
¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA SOBRE EL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ?
En cumplimiento de la norma BASC V05-2017 y el programa OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO (OEA) de la SUNAT, el programa de capacitaciones en materia de estas normas debe tener una periodicidad anual.
La formación debe ser dirigida a todo el personal.
Hay que recordar que las charlas NO son la única manera de darle cumplimiento a este requisito, sino que existen diversos métodos de capacitación y concientización como videos, juegos, lecturas, entre otros.
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Fuentes: